نوشتن چک لیست حرفه‌ای و انجام‌شدنی با این چند نکته ساده
اکثر ما چک لیست و برنامه روزانه داریم اما در بیشتر اوقات در انجام آن موفق نمی‌شویم و بارها آن را تغییر داده‌ایم یا خودمان سعی کرده‌ایم که بیشتر کار کنیم اما هنوز هم به نتیجه نرسیده‌ایم.
خیلی اوقات اینکه نمی‌توانیم چک لیست خود را انجام دهیم ایراد از مدل کار کردن یا کم کار کردن ما نیست. گاهی اشکال اصلی در نوع تنظیم چک لیست وجود دارد. چیزی که احتمالاً تا به حال به آن اهمیت خاصی نمی‌دادیم. معمولاً افراد تازه کار فکر می‌کنند همین که کارهای فردا را روی کاغذ یادداشت کنند دیگر تمام است. نه خیر! این‌طور نیست
این چهار نکته را برای لیست کارهایتان رعایت کنید
و هرگز کار باقی‌مانده‌ای نداشته باشید
نوشتن چک لیست روزانه خودش مهارتی می‌خواهد که اکثراً از آن غافل هستیم. اما خوشبختانه افراد حرفه‌ای کار را برای ما راحت کرده‌اند. راهنمایی بسیار مفیدی در ادامه وجود دارد که با بهره‌گیری از آن می‌توانید کارهای خود را در فهرست روزانه دسته‌بندی کنید و در نهایت به یک چک لیست استاندارد دست یابید تا قدم مهمی در انجام کارهای روزانه شما باشد.
1 ) دسته‌بندی فوری و مهم
ابتدا شما باید فهرست کل کارهای روزانه خود را روی کاغذ بیاورید. سپس به آن‌ها نگاه کنید. کدام یک از آن‌ها فوری و بسیار مهم است و باید مثلاً حتماً فردا انجام شود؟
تجربه نشان داده که در روز به انجام 3 کار مهم خواهیم رسید. پس 3 مورد از مهم‌ترین کارهای فردا را انتخاب کنید. به ترتیب اولویت. اگر کارهای مهمتان بیشتر است مجبورید بیشتر انتخاب کنید اما به همان میزان زمان و کار بیشتر برای دستیابی به تعداد کار بیشتر باید صرف کنید. سعی کنید برای انتخاب کارهای مهم این سوالات را از خودتان بپرسید:
- کدام کار حتماً باید فردا انجام شود؟
- برای انجام کدام کار قول داده‌ام؟
- انجام کدام کار راه انجام باقی کارها است؟
- کدام کار را انجام ندهم ضرر می‌کنم؟
گاهی در راه انجام کارهای ضروری موانعی وجود دارد. یا کمک کسی دیگر لازم است تا یک کار ضروری در فهرست شما انجام شود. حتماً مسائل جانبی را نیز در چک لیست خود لحاظ کنید و از آن‌ها غافل نشوید. برای انجام بعضی کارها در فردا نیاز است امروز کارهایی انجام دهیم و زمینه انجام آن را ایجاد کنیم.
مثلاً اگر در چک لیست شما آمده که فردا صبح زود باید به بانک بروید اما مدارک دوستتان هم لازم است. باید اول هماهنگی لازم با دوستتان برای ملاقات صبح را روز قبل انجام دهید و تا بتوانید این کار را که از پیش تعیین کرده‌اید انجام دهید.
2 ) کارهایی که زمان در آن‌ها مهم است
در کسب‌وکار مهم است که شما دقیق و خوش قول باشید. این کار اعتبار شما را در بازار و نزد دیگران افزایش می‌دهد. بنابراین دومین بخشی که تنظیم آن در چک لیست روزانه بسیار مهم است انجام کارهایی است که زمان در آن‌ها بسیار اهمیت دارد. مانند قرار ملاقات‌ها.
اولاً به دلیل مهم بودن زمان در این نوع کارها سعی کنید روزانه 1 یا نهایت 2 کار وابسته به زمان دقیق را در برنامه خود بیشتر قرار ندهید. زیرا کارهای این بخش به اندازه بخش اول با اهمیت است فقط با این تفاوت که زمان انجام آن نیز باید دقیق باشد.
پس سعی کنید برنامه خاصی برای آن داشته باشید. مثلاً می‌توانید تمامی چنین کارهایی را به یک الی دو روز خاص در هفته منتقل کنید. یا اینکه همه آن‌ها را به یک تایم ثابت در روز، مثلاً صبح‌ها یا عصرها قرار دهید.
کارهای وابسته به زمان ترجیحاً باید یک زمان اضافه داشته باشند و به پشت سر آن‌ها یا بعد از آن‌ها کاری را نچسبانید. یعنی مثلاً اگر 11 صبح قرار دارید. نباید 10 صبح کار مهمی را انجام دهید که ممکن باشد شما را درگیر کند و شما دیگر به قرارتان برسید. یا بعد از آن‌ها هم سعی کنید کارهای مهمی را نگذارید.
معمولاً کارهای زمان محور باید به گونه‌ای باشند که قبل و بعد از آن‌ها کارهای دسته‌بندی 3 و حتی 4 را قرار دهید که در ادامه با آن‌ها آشنا خواهید شد.
3 ) کارهایی که زمان در آن‌ها حساسیت ندارد
یکی دیگر دسته‌بندی‌هایی که باید آماده کنید مربوط به کارهای درجه دومی می‌شود که زمان انجام برای آن‌ها مهم نیست. یعنی مهم نیست که چه ساعتی در روز این کارها را انجام دهید اما باید انجام شوند. معمولاً این‌ها کارهای سبکی باید باشند مانند ایمیل زدن، تماس تلفنی با شرکت‌های دیگر یا مثلاً بازدید از یک بخش مجموعه این کارها باید بین 3-5 عدد باشند و در اهمیت درجه 3 فهرست شما قرار می‌گیرند.
این نمونه کارها را هیچگاه در شروع روز خود انجام ندهید. آن‌ها را به اواخر روز بکشانید. مثلاً عصر یا حتی شب در خانه هم می‌توانید ایمیل بزنید. یا مثلاً این مدل کارها را باید در زمان غذا خوردن یا سرکشی از یک بخش دیگر انجام دهید. یعنی تلفیقی از کارهای بخش 3 و بخش 4 باشد.
وقتی در حال آماده کردن این بخش از فهرست خود هستید بدانید که کارهای ان نباید شما را زیاد درگیر کند و ترجیحاً بتواند چند کار آن را هم زمان با هم انجام داد. همچنین کارهای شماره 3 را باید طوری تصور کنید که ممکن است در طول روز به آن‌ها نرسید.
گاهی لیست کارهایی که باید آن را متوقف کنیم باید بزرگ‌تر از لیست کارهایی باشد که باید انجام دهیم
4 ) مهم نیستند، اگر نشد
اما کارهای شماره ۵ فهرست شما کارهایی است که زیاد مهم نیست و اگر دوست دارید آن‌ها را انجام می‌دهید. این کارها در واقع زمانی انجام می‌شوند که شما وقتتان اضافه است، بیکار هستید و صرفاً می‌خواهید کاری را انجام دهید. سعی کنید کارهای جزئی اما مفید در دسته‌بندی شماره چهار قرار دهید.
این کارها باید همیشه به آخرین لحظات روز کاری منتقل شود، نباید کارهایی انرژی بر باشد یا نیاز به تمرکز زیادی داشته باشد. اما تا حد ممکن سعی کنید کارهای مفیدی باشند.
5 ) فهرست ذخیره
اما فهرست ذخیره چیست. گاهی اوقات ما زمانی را برای کارهایمان در نظر می‌گیریم که در نهایت خیلی زودتر آن کار انجام می‌شود. مثلاً صبح خود را کامل به اداره مالیات اختصاص می‌دهیم اما کار ما 1 ساعته راه می‌افتد. اینجاست که شما باید به فهرست ذخیره خود رجوع کنید و به سراغ یک کار در آن بروید و تا وقت دارید به اصطلاح یک کار را راه بیاندازید.
همیشه روز قبل بعد از آماده شدن فهرست اصلی، بر اساس همین فهرست یک فهرست ذخیره نیز ایجاد کنید که نهایت 2-3 کار در آن باشد که اگر کارهایتان زودتر راه افتاد برای جلوگیری از هدر رفت خود آن‌ها را نیز انجام دهید تا کمی جلو بیافتد.
