بهترین روش برای برنامه ریزی هفتگی
داشتن برنامه‌ریزی هفتگی روشی بسیار خوب برای شروع یک هفته‌ی کاری است، اما با توجه به اهمیت مبحث برنامه‌ریزی، بیشتر افراد، هفته‌ی خود را بدون داشتن هیچ برنامه‌ای آغاز می‌کنند.
افراد مایلند، در طی هفته، کارهایشان بیشتر روی برنامه باشد و اصطکاک کمتری در آن‌ها دیده شود، اما اغلب آنان دوست ندارند ساعت‌های زیادی را برای مدیریت حجم کاری خود صرف کنند.
شما برای اینکه یک هفته‌ی کاری فوق‌العاده را شروع کنید به یک چک لیست ساده اما کاربردی نیاز دارید. این چک لیست در یازده مرحله در زمینه‌ی آغاز هفته‌ی کاری به شما کمک خواهد کرد
1– تقویم
از مهم‌ترین اقداماتی که باید آن را در اولویت قرار دهید، بازبینی تقویم‌تان است. به عنوان مثال کدام قرارهای ملاقات و ضرب‌العجل در این هفته یا در دو هفته آینده قرار است شما را غافلگیر کند؟
2– فهرست کارهایی که باید انجام شوند
فهرست کارهایتان باید طوری باشد که منافع شما را تأمین کند قبل از اینکه کار خود را آغاز کنید، فهرست خود را مرور کنید، با این کار می‌توانید اولویت‌هایتان را برای آن روز یا هفته تعیین کنید
3– یادداشت‌های هفته‌ی گذشته را بازبینی کنید
بسیاری از افراد بدون این که به پشت سر نگاه کنند، فقط به فکر جلو رفتن هستند. اگر هرگز به یادداشت‌های خود مراجعه نکنید، آن‌ها هیچ کمکی نمی‌توانند به شما بکنند. همواره یادداشت‌های هفته‌ی گذشته را بازبینی کنید. در غیر این صورت، شما در معرض خطر انجام کارهای غیر مجاز، از قلم انداختن برخی از کارها و بلاتکلیفی‌های دیگر قرار می‌گیرد
4– برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی هفتگی به شما کمک می‌کند تا از تعارضات، تداخل کارها و بی‌نظمی‌های دیگر اجتناب کنید. از تقویم خود نه تنها برای برنامه‌ریزی زمان خود، بلکه برای برنامه‌ریزی در انجام کارهایتان استفاده کنید.
5– آماده شوید
برنامه‌ریزی خوب است ولی بهتر از آن، آماده شدن برای انجام کار است. آماده شدن برای انجام کار، تلاش بیشتری است که بسیاری از افراد آن را انجام نمی‌دهند. برنامه‌ریزی برای روزتان کار خوبی است. زیرا می‌دانید کجا باید باشید. آیا برای فلان جلسه خود را آماده کرده‌اید؟اطمینان حاصل کنید که کارتان را انجام می‌دهید
6– کاری را سریع انجام دهید
یک کار مهم و ساده را فوراً انجام دهید. به عبارت دیگر اول کاری را انجام دهید که قصد آن را ندارید. در این صورت با انجام دادن فوری یک کار، بازده‌ی خود را افزایش خواهید داد و این کار شما را به پیش خواهد برد.
7– کاری را انجام دهید که قصد انجام آن را نداشتید
همواره از فهرست روزی/شاید خود به فهرست کارهایی که باید انجام دهید یک چیز اضافه کنید. در غیر این صورت آن فهرست بی‌اندازه افزایش پیدا می‌کند و تبدیل به فهرست روزی/هرگز می‌شود. همواره یک مورد کاری را که قصد انجام آن را نداشته‌اید، انجام دهید
8– به ایمیل خود مراجعه کنید
این کار برخی از افراد را اذیت خواهد کرد، آیا قبل از اینکه روز را شروع کنم، وارد ایمیل خود شوم؟ بله، اگر صندوق پست الکترونیک خود را در پایان هفته‌ی گذشته پر از نامه رها کرده باشید، شاید به نظرتان کار مهمی کرده‌اید. اما بهتر است صندوق پست الکترونیک خود را خالی کنید. کارها و ایمیل‌های مهم را به فهرست کاری خود اضافه کنید. زمانی که افراد هفته‌ی خود را آغاز می‌کنند، پیام‌های شما در قسمت بالای صندوق پست الکترونیک‌شان خواهد بود
9– میز کار خود را تمیز کنید
یک میز کار تمیز شرایط را برای یک محیط کار با بازده‌ی بیشتر فراهم می‌کند. همواره 5 تا 10 دقیقه از زمان آغازین هفته‌ی خود را به مرتب کردن محیط کارتان اختصاص دهید
10– نگرش مثبت
نگرش شما آخرین و شاید مهم‌ترین چیزی است که باید قبل از شروع هفته‌ی خود، آن را آماده کنید. نگرش شما به تنهایی اغلب آنچه را که انجام می‌دهید، تعیین خواهد کرد. حتی اگر راه دشواری در پیش دارید، نگرش مثبت خود را به تن کنید
11– گذراندن آخر هفته‌ی خوب
برای آغاز کردن یک هفته‌ی کاری خوب، شما باید بتوانید آخر هفته‌ی خوبی را بگذرانید، مقصود از تعطیلات آخر هفته، استراحت ذهنی و جسمی شماست. سعی کنید در روزهای تعطیل کاری، حتماً به معنای واقعی کلمه استراحت کنید. استراحت کردن از فردی به فرد دیگر متفاوت است، گاهی فردی با یک چرت کوتاه عصرگاهی خستگی یک روز کاری را از بین می‌برد، گاهی فردی با ورزش‌های سنگین و گاهی برخی با تلویزیون تماشا کردن به این مهم دست پیدا می‌کنند.
شما بسته به شغل خود، آزاد یا دولتی پنج تا شش روز سرکار هستید(کمتر یا بیشتر)، بنابراین باید برای چند روز تعطیلی نیز برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید تا بتوانید ذهن و جسم خود را از محیط کار و مشغله‌ها و دغدغه‌های آن دور کنید و استراحت کنید.
آغاز هفته‌ی خوب به کمک یک آخر هفته‌ی خوب صورت خواهد گرفت. به این مهم بسیار توجه کنید و قطعاً در عمل به آن کوشا باشید.
- آغاز نمودن یک هفته‌ی خوب، تلاش زیادی را نمی‌طلبد.
- کمی آمادگی می‌تواند در شروع نمودن هفته‌ی شما اهمیت زیادی داشته باشد.
- از چک لیست خود تا آنجا که می‌تواند بیشتر موارد را رعایت کنید تا بتوانید در کارهایتان پیشی بگیرید.
- همه‌ی کارهای مندرج در چک لیست خود را انجام دهید تا شاهد شگفتی در خانواده و همکارانتان باشید.
- و بهتر از همه اینکه، هر روز آن را انجام دهید.
