احمد مهدیلو احمد مهدیلو

یک ابزار قدرتمند برای مدیریت زمان : جدول PERT (چطور همیشه زمان اضافه داشته باشیم؟)

 

آیا همیشه با کمبود وقت مواجه میشوید؟ آیا کاری در دست دارید که باید در زمان مشخصی حتما انجام شود؟ نمیدانید چطور برای کارهایتان برنامه ریزی کنید؟ جدول PERT دقیقا همان چیزیست که یکبار برای همیشه نیاز شما را برطرف میکند.
امروزه مدیران ارشد شرکت های برتر، کارآفرینان جوان و حرفه ای و تقریبا تمام افراد موفق دنیا، که به خوبی با ارزش زمان و اهمیت آن پی برده اند از این ابزار قدرتمند یعنی جدول Pert  استفاده میکنند تا یک برای اهدافشان یک برنامه مفید همراه با زمان بندی دقیق بنویسند. پس چرا شما هم از آن استفاده نکنید؟

جدول PERT یک ابزار فوق العاده قدرتمند ،کاربردی اما به شدت ساده است که میتوانید در عرض چند دقیقه آنرا یاد بگیرید، اما ساعت ها، روزها، ماه ها و حتی سال ها در راه رسیدن به اهدافتان صرفه جویی کنید. اگر هدفی دارید و درحال پیمودن مسیرتان به سمت هدفتان هستید، جدول PERT چیزیست که نیاز خواهید داشت.

 

جدول PERT دقیقا چیست؟
زمانی که یک نقشه راه دارید، یک مسیر مشخص شده، یک سری وظایف، اهداف و امورات مشخص؛ یعنی یک جدول PERT دارید.  جدول PERT به شما یک تصویر بزرگتر از نقشه راه هدف تان میدهد. تکنیک استفاده از جدول PERT یکی از قسمت های جداناپذیر مدیریت شرکت های برتر دنیاست.

جدول PERT به شما اجازه میدهد، از راه آسان تر، موثر تر و مفیدتر همراه با لذت بیشتر از پیمودن راه به هدفتان برسید. زیرا شما با جدول PERT فقط یک راه به سمت هدف تان نخواهید داشت، بلکه انواع راه های مختلفی را که به هدفتان ختم خواهد شد را در نظر خواهید داشت.

 

چطور از جدول PERT  استفاده کنیم؟
اساس جدول PERT  از انتها به ابتدا است. شما ابتدا هدفی (انتهای مسیر) را تشریح میکنید، جزئیات آنرا در نظر میگیرید و لیست کارهایی که قرار است برای رسیدن به اهدافتان از جایی که هستید به جایی که باید باشید؛ انجام دهید را مینویسید.

 

برنامه مدیریت زمان با استفاده از جدول PERT  :
PERT  مخفف جمله ی Program Evaluation Review Technique است. به معنی تکنیک مرور ارزیابی برنامه است و قرار است تمام قدم هایی را که باید در مسیر رسیدن به اهدافتان به صورت گرافیکی (دیداری) ترسیم کند تا بدانید چه کارهایی را باید برای رسیدن به اهدافتان حتما انجام دهید.

یکی از ابزارهای پیش نیاز استفاده از جدول PERT یک چک لیست (Checklist) است. چک لیست، لیست کارها و وظایفی است که باید آنها را انجام دهید، چک کنید، مرور کنید، ارزیابی کنید، اولویت بندی کنید و …

 

یک تصویر شفاف یعنی همه چیز…
قابلیت تصویرسازی ذهنی، و خلاقیت تجسم شما برای دیدن قدم ها و کارهایی که قرار است انجام دهید تا به هدفتان برسید، یکی از کلید موفقیت استفاده از این جدول است. اوایل کمی سخت است، شاید فقط چند قدم را بتوانید تشخصی دهید، شاید قدم های اشتباهی را تشخصی دهید، اما اصلا مهم نیست، زیرا یکی از ویژگی های جدول PERT قابلیت اصلاح برنامه از هرکجای برنامه که هستید، است.

قانون 10 : هر 1 دقیقه صرف وقت برای فکر کردن در مورد قدم های احتمالی آینده، 10 دقیقه از وقتتان در آینده صرفه جویی خواهید کرد.

سعی نکنید سریع وارد عمل شوید.
زیاد فکر کنید… آهسته فکر کنید… چندبار فکر کنید… و بعد از فکر کردن، زمانی که تصمیم تان را گرفتید، دیگر کمتر فکرکنید و بیشتر عمل کنید.

 

چطور یک جدول PERT رسم کنیم؟
شما در 3 قدم میتونید یک جدول PERT ترسیم کنید.

    با محصول نهایی شروع کنید :
    بر روی یک برگه کاغد، ابتدا هدف اصلی را در یک انتهای آن درون یک دایره بنویسید، سپس در برابر آن در طرف دیگر شروع را مشخص کنید. حال از پایان، از هدف اصلی، باید شروع کنید و به ترتیب کارهایی که قرار است انجام شود تا به هدف اصلی برسید را بنویسید.
    زمانبندی کنید :
    سپس در بین هر دو هدف، باید یک بازه زمانی مشخص کنید، اگر برای رسیدن به هدف 3 باید هدف 2 انجام پذیرد، بازه زمانی انجام پذیرفتن هدف 2 را مشخص کنید، سپس در بین آن بنویسید.
    اهداف به هم وابسته را مشخص کنید :
    حال باید اهداف به هم مشخص را به هم متصل کنید. یادتان باشد، قرار نیست راه رسیدن به هدفتان یک مسیر مستقیم باشد، میتوانیم 3 راه جداگانه داشته باشید.

برای درک بهتر، به جدول زیر نگاه کنید. ابتدای آن با START و انتهای آن با END مشخص شده، هرکدام از اعداد وظایف و قدم هایی هستند که برای رسیدن به هدف بزرگ (END) در هر مسیری باید انجام پذیرد. اعداد بین مسیر، نشان دهنده طول مدت رسیدن به هدف است.

نکنه مدیریتی : قطعا جدول PERT پیشرفته تر از این 3 قدم است، اما برای شروع و آشنایی مبحث ، این 3 قدم کفایت میکند و میتوانید برای اهداف شخصی از آن استفاده کنید. اما در نظر داشته باشید، در راه رسیدن به اهدافتان شاید شکست بخورید، ناامید شوید، برنامه تغییر کنید و اتفاق های دیگری بیافتد ! و این وظیفه شماست که این روند را مدیریت کنید و همیشه به خاطر داشته باشید : قدرتمندترین ابزار مدیریتی ،نیرو فکر شماست.